GGGI recrute un(e) adjoint(e) principal(e) aux finances, à l'administration et à l'approvisionnement.
L'assistant principal des finances, de l'administration et des achats est chargé d'aider le programme de pays et l'intégration des opérations permettant les services relatifs à la gestion administrative, des voyages, des conférences et des acquisitions pour le GGGI-Sénégal. Il / elle effectuera des transactions de processus de base à travers une gamme de services administratifs pertinents pour les domaines mentionnés. L'objectif de ce poste est de fournir des services liés à l'administration au service de la qualité et de la précision du travail.
L'adjoint principal aux finances, à l'administration et à l'approvisionnement met en œuvre les règles, les directives, les droits et propose des solutions aux problèmes liés au travail quotidien. Favorise une approche orientée client conforme aux règles et réglementations de GGGI. Ce poste relèvera directement de l'assistant principal, – Coordonnateur des finances, de l'administration, des ressources humaines et des achats, point focal OED.
But
Travaillant sous la supervision de l'assistant principal, du coordonnateur des finances, de l'administration, des ressources humaines et des achats, du point focal OED et des équipes correspondantes du siège, l'assistant principal des finances, de l'administration et des achats sera chargé de soutenir les processus de service clés et les tâches administratives quotidiennes pour répondre aux exigences opérationnelles du programme de pays du Sénégal, entre autres ; satisfaire pleinement aux politiques, normes et exigences des donateurs de GGGI et à d'autres fonctions opérationnelles et administratives de bureau. L'adjoint principal aux finances, à l'administration et à l'approvisionnement veillera à ce que les processus administratifs soient exécutés efficacement et dépannera si nécessaire pour soutenir un fonctionnement global sans heurts. Il / elle met en œuvre les règles, les directives, les droits et fournit des solutions aux problèmes liés au travail quotidien. Favorise une approche orientée client conforme aux règles et réglementations de GGGI.
Engagement
Soutenir les chefs de projet avec une gestion efficace du budget du projet et des rapports, y compris aux donateurs ;
Prend en charge la mise en œuvre du programme dans les acquisitions de fournitures et de services, les transactions administratives dans la planification des ressources de l'entreprise (ERP), les devis, les évaluations et le registre des nouveaux fournisseurs, la logistique des voyages, la planification et l'exécution des conférences et le suivi des dépenses budgétaires ;
Soutenir et maintenir les relations avec les fournisseurs/fournisseurs de services et de biens ;
Effectue des transactions opérationnelles conformément aux règles et règlements de GGGI et aux accords de subvention spécifiques avec les donateurs ;
Aide l'équipe à tenir des registres conformément aux exigences de la GGGI et des donateurs.
Explique les procédures et exigences logistiques conformément aux règles et réglementations GGGI pour toutes les questions pertinentes ;
Prend en charge toutes les autres opérations OED requises par l'équipe Sénégal-GGGI.
Livraison
Finances et achats
Identifie les fournisseurs appropriés (pour les biens et services) et prépare des devis conformément aux exigences du programme ;
Soutenir l'élaboration et l'administration des plans d'approvisionnement et des procédures de demande conformément aux programmes de travail annuels et à la ligne budgétaire.
Crée des bons de commande sur les systèmes GGGI ;
Traiter les demandes de paiement, y compris le traitement des factures, le suivi du workflow, l'envoi de notification au fournisseur, entre autres ;
Traite le paiement des consultants individuels ;
Coordonne les demandes d'avance de trésorerie et de rapprochement de trésorerie pour les projets pertinents.
Activités liées aux voyages du personnel et des parties externes
Collecte des informations (devis de vol + exigences DPE) – passeport et coordonnées ; (Traitement des visas et invitations)
Effectue les réservations d'hôtel et récupère le reçu du DPE signé ;
Assure le suivi des achats de billets d'avion chaque mois.
Support logistique événementiel
Prépare des devis d'optimisation des ressources avec les fournisseurs de sites, au besoin, en fournissant une recommandation pour la sélection des fournisseurs ;
Aide aux invitations à des événements et à l'inscription des participants ;
Aide aux préparatifs de voyage des conférenciers et à la participation à des événements au besoin ;
Supporte le coordinateur de l'événement avec les besoins logistiques qui se présentent;
Crée des évaluations post-événement et des procès-verbaux de réunion ;
Assiste aux réunions si nécessaire.
Engagement des RH et du personnel
Aide à l'intégration des nouveaux employés ;
Aide à l'élaboration de pièces de formation pour le personnel sénégalais.
Prend en charge les activités de bien-être telles que la coordination des anniversaires, les pauses actives et la promotion de l'ergonomie au travail.
Autres activités administratives
Prend en charge le nombre d'actifs physiques ;
Prend en charge le système de classement des programmes et garantit les normes de qualité des rapports/documents pour soutenir les rapports aux donateurs et aux parties prenantes du programme.
Prend en charge une gestion efficace du parc automobile GGGI sur la base des règles et réglementations connexes ;
Assumer la responsabilité des activités administratives quotidiennes au besoin, ainsi que de l'espace de travail.
Effectue tout autre soutien administratif, au besoin, en soutien au représentant du pays et à l'assistant principal, - Coordonnateur des finances, de l'administration, des ressources humaines et des achats, point focal OED.
Exigences qualifications
Un baccalauréat en administration, commerce, comptabilité, politique publique, finance ou tout autre domaine pertinent ou une expérience équivalente est indispensable ;
Au moins 3 ans d'expérience pertinente dans des rôles administratifs, de préférence dans des organisations internationales au niveau local ;
Bon niveau de maîtrise des applications Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.);
Être citoyen sénégalais ou étranger titulaire d'un visa de travail en cours de validité ;
Capacité exceptionnelle à porter une attention particulière aux détails, notamment en ce qui concerne la logistique événementielle, les budgets, la gestion de la petite caisse, les devis, l'organisation des reçus et des factures, etc.;
Apprend vite, s'adapte rapidement à un nouvel environnement, de nouveaux systèmes et apporte une contribution immédiate. Niveau élevé d'alphabétisation avec les systèmes, les processus et un niveau élevé de pensée analytique et logique ;
La maîtrise de l'anglais oral et écrit et la maîtrise du français sont essentielles. Capacité à préparer des rapports écrits et de la correspondance commerciale, tant en français qu'en anglais;
Esprit d'initiative, motivation et esprit d'équipe, avec la capacité de travailler avec peu de supervision.
Axé sur le service aux clients internes et externes, avec des capacités démontrées à trouver des solutions, à résoudre des problèmes et à surmonter des défis ;
Compétences interpersonnelles solides et matures et capacité avérée à travailler avec des équipes multiculturelles ;
Capacité à bien travailler sous pression et à avoir une approche flexible des tâches confiées ;
Une expérience/connaissance de la croissance verte et du développement durable est un plus.
Fonctionnel
Capable d'obtenir des résultats de manière qualitative, rapide et rentable. Voit les priorités, planifie l'utilisation efficace des ressources et surveille les progrès par rapport aux objectifs ;
Rechercher des opportunités pour améliorer les processus et les résultats. Examiner fréquemment les performances pour identifier les domaines à développer ;
Réagir positivement au changement et capable de s'adapter rapidement aux nouvelles situations. Capable d'assumer un large éventail de tâches avec la même efficacité ;
Expertise avec des mains fiables dans Microsoft Office ;
Capacité exceptionnelle à prêter attention aux détails et à l'exactitude, notamment en ce qui concerne la logistique des événements, les budgets, la petite caisse, les devis, l'organisation des reçus et des factures, etc.;
Apprend vite, s'adapte rapidement à un nouvel environnement, de nouveaux systèmes et apporte une contribution immédiate. Niveau élevé d'alphabétisation avec les systèmes, les processus et un niveau élevé de pensée analytique et logique ;
Autonomie, motivation et esprit d'équipe, avec la capacité de travailler sous pression et avec peu de supervision;
Axé sur le service aux clients internes et externes, avec des capacités démontrées à trouver des solutions, à résoudre des problèmes et à surmonter des défis.
Entreprise
Comprendre et soutenir activement la mission, la vision et les valeurs de GGGI.
Promouvoir l'utilisation optimale des ressources publiques
Promouvoir une culture organisationnelle de confiance, de transparence, de respect et de partenariat.
Traitez et partagez facilement les informations.
Gérer les émotions et le stress de manière positive, établir des relations et résoudre facilement les conflits.
Promouvoir la créativité et l'innovation parmi le personnel.
Être capable de diriger là où cela est nécessaire et de fournir des solutions aux défis au niveau du projet.
Candidature sur ce lien.
Date de clôture : 29 octobre 2021.
